З метою оптимізації операційної діяльності АЗК і підвищення ефективності та зручності роботи для клієнтів і ділових партнерів наприкінці 2007 року було ухвалено рішення автоматизувати бізнес-процеси і об'єднати управління всіма ресурсами Концерну в рамках одного інформаційного середовища. З моменту свого створення «Концерн Галнафтогаз» у своїй діяльності орієнтується на найкращі європейські та світові стандарти, тому керівництво Концерну дуже відповідально підійшло до вибору ERP-системи. Складний триетапний тендер тривав з грудня 2007 до березня 2008 року. За підсумками конкурсу право на реалізацію проекту отримала компанія Інком, яка довела свою експертизу і запропонувала проект на базі рішення SAP ERP, що найбільшою мірою задовольняє потреби «Концерну Галнафтогаз».
Проект стартував 1 квітня 2008 року. Незважаючи на обширну географію розміщення об'єктів, широкий набір функціональності та необхідність паралельного навчання персоналу Концерну практично зі всіх регіонів України, проект був успішно завершений точно в обумовлені терміни і в повному обсязі. 1 січня 2009 року система SAP ERP була запущена в промислову експлуатацію.
В рамках проекту впровадження були автоматизовані наступні функціональні області: управління виробництвом, зберігання та переробка, транспортна логістика, управління збутом і закупівлями, бухгалтерський, податковий облік та облік основних засобів, контроль якості на нафтобазах, проведено інтеграцію з процесинговими картковими, талонними центрами та іншими зовнішніми системами, а також реалізовано управлінський облік усіх автоматизованих бізнес-процесів.
У результаті проекту в рамках одного інформаційного середовища було об'єднано більшість розрізнених додатків, які використовували у Концерні. Усі дані консолідуються в SAP ERP, що дозволяє в режимі on-line контролювати і управляти асортиментом продукції, цінами, запасами, операціями та іншими аспектами, пов'язаними з діяльністю усіх підрозділів компаній, що входять в «Концерн Галнафтогаз». Єдина інформаційна система об'єднала ряд юридичних осіб, всі АЗК, мережу магазинів «Тоbі», лабораторії та інші територіально розподілені об'єкти. Комплексна система SAP ERP, окрім центрального офісу, охопила також 9 філіалів Концерну і 15 нафтобаз, розташованих по всій території України.
«Концерн Галнафтогаз» може служити прикладом того, як компанія, всупереч складній економічній ситуації в країні, продовжує реалізацію наміченої стратегії. Професійний підхід і взаємодія всіх учасників проектної команди дозволили ефективно реалізувати проект, вклавшись в намічені терміни. Хочу привітати всіх учасників впровадження з успішним переходом до продуктивної експлуатації рішень SAP, що дозволить вивести управління компанією на якісно новий, вищий технологічний рівень», – відзначив Андрій Філатов, управляючий директор SAP в Україні.
«Незважаючи на значний досвід Інком у сфері впровадження ERP, цей проект став для нас одним з найбільш складних і цікавих, – коментує Павло Щуренко, керівник проекту, начальник відділу управління проектами компанії Інком. – Функціональні можливості в області фінансового обліку, управління матеріальними потоками і управлінського обліку були реалізовані практично в повному обсязі, що є достатньо рідкісним прикладом не тільки для України, враховуючи значний об'єм інструментарію SAP ERP. У даному проекті вперше впроваджені нові можливості SAP з ведення договірного обліку. Особлива увага приділена організації роботи філіальних структур – як в питаннях управління повноваженнями, так і в питаннях формування всієї звітності, необхідної на регіональному рівні. Запуск функціонала здійснювався одночасно на великій кількості об'єктів, що вимагало навчання великої кількості співробітників Концерну. Проте наявність потужної проектної команди з боку замовника, істотна підтримка з боку керівництва Концерну, дозволили вирішити всі задачі вчасно».
«Однією із стратегічних цілей «Концерну Галнафтогаз» є підтримка лідерства в практиці корпоративного управління і фінансової прозорості, тому і вибрана нами система повинна відповідати цим стандартам. Зараз наша ERP-система об'єднує мережу магазинів, всі АЗК та підрозділи Концерну в єдиний інформаційний простір, надає можливість повного контролю, аналізу і корекції всіх бізнес-процесів. В результаті впровадження єдиної централізованої системи ми отримали можливість консолідувати ряд ключових процесів нашої компанії, передавши їх виконання з рівня філіалів на рівень центрального офісу. Крім того, SAP ERP дозволяє обробляти великі об'єми даних, має обширний функціонал і є системою, що добре масштабується, тобто у міру розвитку бізнесу можуть бути задіяні додаткові можливості при значно менших витратах часу і засобів», – розповідає Андрій Вишневський, керівник проекту, керівник департаменту ІТ «Концерну Галнафтогаз».