Безумовно, криза позначилася на кількості як нових, так і існуючих ІТ-проектів в українських компаніях. Проте в більшості випадків реалізація дійсно важливих впроваджень інформаційних технологій не припинилася. Прикладом тому може служити проект розгортання комплексної системи управління ресурсами підприємства на базі програмного продукту SAP ERP 6.0 в «Концерні Галнафтогаз», який нещодавно завершила компанія «Інком».
Їхні проблеми
ВАТ «Концерн Галнафтогаз», що входить в «Універсальну інвестиційну групу», відноситься до найбільших українських роздрібних і гуртових продавців нафтопродуктів. За даними на 1 травня 2009 року йому належить мережа з 291 АЗС, з них - 266 комплексів «ОККО», розташованих в 21 області України та АР Крим. У мережі «ОККО» працюють дві річкові заправні станції, одна АГНКС і 105 автогазозаправних пунктів зрідженого газу, 17 ресторанів швидкого обслуговування «A la minute».
Вітчизняний бізнес постійно еволюціонує. «Концерн Галнафтогаз», розвиваючись, поступово удосконалює структуру, видозмінюється і управлінський облік: постійно додаються нові параметри, переглядаються схеми роботи. Так, концерн довгий час працював через дочірні підприємства. У 2007 р. він перейшов на філіальну систему, що принципово змінювало архітектуру компанії і, зрозуміло, облік. Ось чому в якості передумов до ERP-проекту Андрій Вишневський, керівник департаменту інформаційних технологій «Концерну Галнафтогаз», називає необхідність ретельного контролю за діяльністю філій, наявність єдиного достовірного джерела даних і засобів отримання оперативної інформації. Крім того, виникла потреба у перегляді та автоматизації ключових бізнес-процесів. Відповідно, серед кінцевих цілей впровадження комплексної системи управління ресурсами пан Вишневський вказує створення централізованого інформаційного середовища, що надає надійне джерело відомостей про стан компанії, поліпшення контролю за рентабельністю і дебіторською заборгованістю, а також зменшення можливості різного роду зловживань.
Дані завдання не дозволяли вирішувати наявні на підприємстві інструменти - облікові системи на основі «1С: Підприємства 7.7». «Наприклад, великі обсяги інформації не давали можливості вести облік в одній базі даних, тому кожна філія використовувала окрему локальну базу, - підкреслив у бесіді з кореспондентом «Комп'ютерного Огляду» Андрій Вишневський. - Крім того, надзвичайно складно було забезпечувати достовірність відомостей».
Тендерні перипетії
У 2007 р. рішення про впровадження ERP-системи, що називається, дозріло. В ході передтендерної підготовки була визначена незалежна консалтингова компанія, яка надавала б «Концерну Галнафтогаз» допомогу в проведенні конкурсу заявок на виконання робіт по реалізації ERP-проекту. За словами пана Вишневського, цей крок був обумовлений тим, що у концерні був відсутній необхідний досвід в організації подібних заходів і знання специфіки пропозицій постачальників. В результаті відбору право на будь-які пов'язані з тендером процедури отримала фірма Ernst & Young.
Сам тендер, що стартував в грудні 2007 р. проходив в три етапи. На першому потенційним партнерам було розіслано повідомлення про початок конкурсу. На нього відгукнулося близько двох десятків вітчизняних та російських інтеграторів. Провівши відбір пропозицій, які заслуговують увагу, на другому етапі «Галнафтогаз» та Ernst & Young підготували демосценарій одного з ключових бізнес-процесів підприємства, який підрядникам потрібно реалізувати в системах, що просуваються ними. Після перевірки результатів їх роботи, на третьому етапі тендеру, представники «Галнафтогазу» знайомилися з ключовими учасниками майбутньої проектної команди: керівником і архітектором проекту, консультантами з фінансів, логістики та ін. «Ці дії дозволили пересвідчитися в можливості ПЗ вирішувати наші завдання і переконатися в належній компетентності та професіоналізмі співробітників інтегратора», - заявляє Андрій Вишневський. У підсумку перемогу в тендері здобула компанія «Інком» зі стандартним ПЗ SAP ERP 6.0, проект якої найбільшою мірою задовольняв потреби концерну.
Без компромісів
У березні минулого року був підписаний договір. «Почалася організаційна підготовка, що передбачає розклад ролей, уточнення функціонального і географічного обсягу робіт, інсталяцію навчальної системи, складання графіка навчання, підготовку аудиторій», - повідомив Павло Щуренко, начальник відділу управління проектами компанії «Інком» і керівник даного проекту. На різних етапах в проекті від «Інком» брало участь від 10 до 17 осіб, від «Галнафтогазу» - близько 30 (на повну зайнятість). На думку пана Щуренко, проект реалізовувався рівномірно, так як підприємство виділило достатньо висококваліфікованих співробітників, істотну підтримку надало керівництво концерну, що входить в керуючу раду (в його роботі брав участь також Сергій Маглюй, який займав посаду віце-президента з інновацій «Інкому») .
В рамках впровадження були автоматизовані наступні області: торгівля нафтопродуктами, управління безготівковими продажами, реалізація товарів, надання споживчих послуг, казначейство, бухгалтерський, податковий і управлінський облік, управління основними засобами. Як підкреслює Павло Щуренко, функціональні можливості в сфері фінансового і управлінського обліку, а також контролю матеріальних потоків були реалізовані практично в повному обсязі, що є досить рідкісним прикладом не тільки для України, враховуючи значний обсяг інструментарію SAP ERP. «В даному проекті вперше впроваджені нові інструменти з ведення договірного обліку. Особливу увагу приділено організації роботи філіальних структур - як в питаннях управління повноваженнями, так і формування всієї звітності, необхідної на регіональному рівні», - ділиться інформацією керівник проекту.
ERP-система об'єднала центральний офіс, 9 філій, 15 нафтобаз, всі АЗС, мережу магазинів, лабораторії та інші об'єкти концерну в єдиний інформаційний простір і надає можливість повного контролю, аналізу і корекції всіх бізнес-процесів. «Як і планувалося, в результаті впровадження ми отримали можливість консолідувати ряд ключових процесів нашої компанії, передавши їх виконання з рівня філіалів на рівень центрального офісу», - повідомив Андрій Вишневський. «"Концерн Галнафтогаз"- відмінний приклад того, як компанія, незважаючи на складну економічну ситуацію в країні, продовжує реалізацію наміченої стратегії», - заявив Андрій Філатов, керуючий директор представництва SAP в Україні. Коли почалася криза, були випадки, що ERP-проекти припинялися. Але в «Галнафтогазі» це питання навіть не розглядалося. Як зазначив Андрій Вишневський, керівництво розуміло важливість проекту для підприємства в цілому, крім того, на момент ускладнення економічної обстановки в країні велика частина робіт була виконана і до запуску системи залишалося два місяці, тому процес впровадження ERP не припинявся. «Криза навіть в певній мірі послужила стимулятором проекту, оскільки у зв'язку з нею збільшилася важливість деяких цілей, таких як централізація управління і підвищення контролю за діяльністю підприємства», - додав він.
Далі буде
Незважаючи на значний територіальний розкид об'єктів, широкий набір функціональності і необхідність паралельного навчання персоналу концерну практично з усіх регіонів України, проект був успішно завершений в обумовлені терміни і в повному обсязі. Відповідно до плану через дев'ять місяців з моменту старту проекту, система була запущена в дослідно-промислову експлуатацію. Сталося це 1 січня 2009 р. Зрозуміло, рішення супроводжує «Інком», але головна роль в цьому процесі відводиться проектній команді підприємства, яка пройшла необхідну підготовку з вирішення проблем і внесення змін в конфігурацію ПЗ SAP ERP. Оскільки дана система є добре масштабованою, у міру розвитку бізнесу «Галнафтогазу» при порівняно малих витратах часу і коштів можуть бути задіяні додаткові можливості. Як стверджує Андрій Вишневський, тепер в планах компанії - впровадження засобів, що реалізують функції бюджетування і бізнес-аналітики.