Их проблемы
ОАО «Концерн Галнафтогаз», входящий в «Универсальную инвестиционную группу», относится к крупнейшим украинским розничным и оптовым продавцам нефтепродуктов. По данным на 1 мая 2009 г. ему принадлежит сеть из 291 АЗС, из них – 266 комплексов «ОККО», расположенных в 21 области Украины и АР Крым. В сети «ОККО» работают две речные заправочные станции, одна АГНКС и 105 автогазозаправочных пунктов сжиженного газа, 17 ресторанов быстрого обслуживания «A la minute».
Отечественный бизнес постоянно эволюционирует. «Концерн Галнафтогаз», развиваясь, постепенно совершенствует структуру, видоизменяется и управленческий учет: постоянно добавляются новые параметры, пересматриваются схемы работы. Так, концерн долгое время работал через дочерние предприятия. В 2007 г. он перешел на филиальную систему, что принципиально меняло архитектуру компании и, разумеется, учет.Вот почему в качестве предпосылок к ERP-проекту Андрей Вишневский, реководитель департамента информационных технологий «Концерна Галнафтогаз», называет необходимость тщательного контроля за деятельностью филиалов, наличие единого достоверного источника данных и средств получения оперативной информации. Кроме того, возникла потребность в пересмотре и автоматизации ключевых бизнес-процессов. Соответственно, среди конечных целей внедрения комплексной системы управления ресурсами г-н Вишневский указывает создание централизованной информационной среды, предоставляющей надежный источник сведений о состоянии компании, улучшение контроля за рентабельностью и дебиторской задолженностью, а также уменьшение возможности разного рода злоупотреблений.
Данные задачи не позволяли решать имеющиеся на предприятии инструменты – учетные системы на основе «1С:Предприятия 7.7». «Например, большие объемы информации не давали возможности вести учет в одной базе данных, поэтому каждый филиал использовал отдельную локальную базу, – подчеркнул в беседе с корреспондентом «Компьютерного Обозрения» Андрей Вишневский. – Кроме того, чрезвычайно сложно было обеспечивать достоверность сведений».
Тендерные перипетии
В 2007 г. решение о внедрении ERP-системы, что называется, созрело. В ходе предтендерной подготовки, была определена независимая консалтинговая компания, которая оказывала бы «Концерну Галнафтогаз» помощь в проведении конкурса заявок на выполнение работ по реализации ERP-проекта. По словам г-на Вишневского, этот шаг был обусловлен тем, что у концерна отсутствовали необходимый опыт в организации подобных мероприятий и знание специфики предложений поставщиков. В результате отбора право на все связанные с тендером процедуры получила фирма Ernst & Young.
Сам тендер, стартовавший в декабре 2007 г. проходил в три этапа. На первом потенциальным внедренцам было разослано извещение о начале конкурса. На него откликнулось порядка двух десятков отечественных и российских интеграторов. Проведя отбор заслуживающих внимание предложений, на втором этапе «Галнафтогаз» и Ernst & Young подготовили демосценарий одного из ключевых бизнес-процессов предприятия, который подрядчикам требовалось реализовать в продвигаемых ими системах. После проверки результатов их работы, на третьем этапе тендера, представители «Галнафтогаза» знакомились с ключевыми участниками будущей проектной команды: руководителем и архитектором проекта, консультантами по финансам, логистике и пр. «Эти действия позволили удостовериться в возможностях ПО решать наши задачи и убедиться в надлежащей компетентности и профессионализме сотрудников интегратора», – заявляет Андрей Вишневский. В итоге победу в тендере одержала компания «Инком» со стандартным ПО SAP ERP 6.0, проект которой в наибольшей степени удовлетворял потребностям концерна.
Без компромиссов
В марте прошлого года был подписан договор. «Началась организационная подготовка, предполагающая расписание ролей, уточнение функционального и географического объема работ, инсталляцию учебной системы, составление графика обучения, подготовку аудиторий», – сообщил Павел Щуренко, начальник отдела управления проектами компании «Инком» и руководитель рассматриваемого проекта. На разных этапах в проекте от «Инком» принимало участие от 10 до 17 человек, от «Галнафтогаза» – порядка 30 (на полную занятость). По мнению г-на Щуренко, проект реализовывался равномерно, так как предприятие выделило достаточно высококвалифицированных сотрудников, существенную поддержку оказало руководство концерна, входящее в управляющий совет (в его работе принимал участие также Сергей Маглюй, занимавший должность вице-президента по инновациям «Инкома»).
В рамках внедрения были автоматизированы следующие области: торговля нефтепродуктами, управление безналичными продажами, реализация товаров, предоставление потребительских услуг, казначейство, бухгалтерский, налоговый и управленческий учет, управление основными средствами. Как подчеркивает Павел Щуренко, функциональные возможности в сфере финансового и управленческого учета, а также контроля материальных потоков были реализованы практически в полном объеме, что является довольно редким примером не только для Украины, учитывая значительный объем инстру ментария SAP ERP. «В данном проекте впервые внедрены новые инструменты по ведению договорного учета. Особое внимание уделено организации работы филиальных структур – как в вопросах управления полномочиями, так и формирования всей отчетности, необходимой на региональном уровне», – делится информацией руководитель проекта.
ERP-система объединила центральный офис, 9 филиалов, 15 нефтебаз, все АЗС, сеть магазинов, лаборатории и другие объекты концерна в единое информационное пространство и предоставляет возможность полного контроля, анализа и коррекции всех бизнес-процессов. «Как и планировалось, в результате внедрения мы получили возможность консолидировать ряд ключевых процессов нашей компании, передав их выполнение с уровня филиалов на уровень центрального офиса», – сообщил Андрей Вишневский. «”Концерн Галнафтогаз” – отличный пример того, как компания вопреки сложной экономической ситуации в стране продолжает реализацию намеченной стратегии», – заявил Андрей Филатов, управляющий директор представительства SAP в Украине. Когда начался кризис, были случаи, что ERP-проекты приостанавливались. Но в «Галнафтогазе» этот вопрос даже не рассматривался. Как отметил Андрей Вишневский, руководство понимало важность проекта для предприятия в целом, кроме того, на момент усложнения экономической обстановки в стране большая часть работ была выполнена и до запуска системы оставалось два месяца, поэтому процесс внедрения ERP не прекращался. «Кризис даже в какой-то мере послужил стимулятором проекта, так как в связи с ним увеличилась важность некоторых целей, таких как централизация управления и повышение контроля за деятельностью предприятия», – добавил он.
Продолжение следует
Несмотря на значительный территориальный разброс объектов, широкий набор функциональности и необходимость параллельного обучения персонала концерна практически из всех регионов Украины, проект был успешно завершен в оговоренные сроки и в полном объеме. В соответствии с планом спустя девять месяцев с момента старта проекта, система была запущена в опытно-промышленную эксплуатацию. Произошло это 1 января 2009 г. Разумеется, решение сопровождает «Инком», но главная роль в этом процессе отводится проектной команде предприятия, которая прошла необходимую подготовку к решению проблем и внесению изменений в конфигурацию ПО SAP ERP. Поскольку данная система является хорошо масштабируемой, по мере развития бизнеса «Галнафтогаза» при сравнительно малых затратах времени и средств могут быть задействованы дополнительные возможности. Как утверждает Андрей Вишневский, теперь в планах компании – внедрение средств, реализующих функции бюджетирования и бизнес-аналитики.